IT-selfservice mogelijkheden op de werkvloer: drie tips voor HR-managers (2024)

IT-storingen vormen regelmatig een bron van irritatie en ontevredenheid op de werkvloer. In zoverre dat uit recent onderzoek blijkt dat één op de vijf medewerkers aangeeft dat ze liever een baan zouden hebben waar IT geen factor in is. Maar in het huidige tijdperk ontkom je er niet meer aan. Net zomin aan de momenten waarop IT het even niet doet. Tegelijkertijd wil je er als HR-manager alles aan doen om personeel aan je te binden, wat – los van irritatie en ontevredenheid over IT – al lastig genoeg is. Tijd dus om die irritatie en ontevredenheid rondom IT-storingen aan te pakken. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Jij leunt waarschijnlijk net als jouw medewerkers regelmatig op de IT-afdeling om storingen te verhelpen. Maar wist je dat je ervoor kunt zorgen dat jouw team voortaan kleine storingen gemakkelijk zelf verhelpt? In deze blog deel ik drie praktische tips voor HR-managers om de IT-zelfredzaamheid van medewerkers te verhogen.

Tip 1: Sla de handen ineen met de IT-afdeling

Waar het oplossen van kleine IT-storingen voor de werkvloer vaak al een uitdaging is, is dit voor IT-medewerkers dagelijkse koek. Maak daar gebruik van, door nauw samen te werken met de IT-afdeling zodat zij hun kennis kunnen overdragen op de rest van de organisatie. Ga bijvoorbeeld aan de slag met het gezamenlijk ontwikkelingen van handleidingen en instructies. Hierdoor stel je medewerkers in staat om voortaan zelfstandig kleine en eenvoudige IT-problemen op te lossen. Denk bijvoorbeeld aan het creëren van een stappenplan om je wachtwoord opnieuw in te stellen. Wanneer je dit stappenplan beschikbaar stelt via een online self-service portal, hebben medewerkers altijd en overal toegang tot de instructies als ze hun wachtwoord zijn vergeten. Zo kan jouw team voortaan bij een kleine IT-storing eerst zelf aan de slag met het oplossen ervan door simpelweg een stappenplan te volgen.

Tip 2: Enthousiasmeer je team

Als HR-manager draag je de verantwoordelijk om je team te enthousiasmeren en te stimuleren om deze handelingen en instructies te gebruiken. Vertel ze daarom regelmatig over de positieve aspecten van selfservice, zoals het besparen van tijd op repeterende taken en de mogelijkheid om storingen op eigen initiatief op te lossen. Door jouw team de mogelijkheid te geven om zelf aan de slag te gaan met het verhelpen van simpele storingen, zorg je ervoor dat ze weer sneller aan de slag kunnen met hun werk in plaats van moeten wachten op de IT-afdeling. Ook het organiseren van trainingen voor je team waarin ze gezamenlijk een handleiding doorlopen, kan hierbij helpen. Zo stimuleer je je team om gebruik te maken van deze handleidingen en instructies en geef je ze de ruimte om deze nieuwe manier van werken te omarmen.

Tip 3: Stimuleer onderlinge kennisdeling

Niet elke medewerker heeft logischerwijs IT-kennis in huis. De een is meer tech savvy dan de ander. Het is belangrijk om daar rekening mee te houden. Zorg er daarom voor dat de handleidingen en instructies die je samen met de IT-afdeling opstelt, zo makkelijk en praktisch mogelijk worden ingericht. Of, zet in op onderlinge kennisdeling. Bijvoorbeeld door een centraal kennisdelingsplatform op te zetten, waar medewerkers onderling vragen, oplossingen en tips met elkaar kunnen delen. Internet opeens uit de lucht? Probeer deze vijf stappen dan eerst eens. Door een cultuur te creëren waarin medewerkers elkaar helpen en kennis uitwisselen, stimuleer je autonomie op IT-gebied. Wanneer een medewerker even niet weet hoe iets werkt, kunnen andere medewerkers het op dit platform makkelijk uitleggen. Op deze manier betrek je elke medewerker: met én zonder IT-kennis. Bovendien bevordert het creëren van een community en het delen van handige tips een positieve werksfeer.

Maak van selfservice je superkracht

In de moderne werkwereld kunnen we niet meer om IT – en daarmee ook de bijbehorende uitdagingen – heen. Daarom is het belangrijk om selfservicemogelijkheden te vergroten en de IT-autonomie van medewerkers te bevorderen. Natuurlijk zijn niet alle IT-problemen zelfstandig op te lossen; dat kun je ook niet van medewerkers verwachten. Een internetstoring is nu eenmaal lastig zelf te ontrafelen, en daarvoor kun je prima vertrouwen op de expertise van de IT-professionals. Maar er zijn genoeg manieren om zelfredzaamheid binnen jouw team te stimuleren. Door de krachten te bundelen met de IT-afdeling, handleidingen te ontwikkelen en de voordelen van selfservice te benadrukken, creëer je als HR-manager een cultuur van autonomie en productiviteit. Op deze manier vergroot je de tevredenheid en het werkplezier van jouw medewerkers, terwijl ze tegelijkertijd minder afhankelijk zijn van de IT-afdeling. Een win-winsituatie dus.

Door: Door: Thomas Burghart, Business Unit Director bij TOPdesk