Invoice Cloud – 11 Gründe für cloudbasierte E-Rechnungen (2024)

Problemlos skalierbar, einfache Kostenkontrolle, keine zusätzliche IT notwendig: Cloud-basierte Programme liegen nicht ohne Grund bei immer mehr Unternehmen im Trend. Solche auch Software-as-a-Service (SaaS) genannten Lösungen, wie z.B. die Invoice-Cloud, sind zudem die zeitgemäße Antwort auf die veränderten Arbeitsbedingungen in Zeiten von New Work. Denn webbasiertes Arbeiten macht alle Beteiligten räumlich und zeitlich unabhängig und funktioniert damit im Büro genauso wie im Homeoffice, Hotel oder im Airport-Terminal.

Aus diesem Grund ergibt es Sinn, auch bei der Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung gleich darüber nachzudenken, auf eine zukunftstaugliche Softwarelösung zu setzen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Vorteile eine Cloud-basierte Invoice-Lösung –wir nennen sie Invoice Cloud – bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Einzelnen hat und wie Unternehmen insgesamt von der Cloud profitieren.

1. Ganzheitliche Lösung

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen berührt viele Prozesse und Personen. Es müssen zum Beispiel Daten geprüft und abgeglichen, Dokumente von A nach B bewegt und Freigaben erteilt werden. All dies muss nach bestimmten Regeln ablaufen, die sich aus Compliance-, Buchhaltungs- und weiteren geltenden Vorschriften ergeben. Mit der Invoice Cloud vereinen Sie diesen gesamten Rechnungsprozess ganzheitlich innerhalb einer einzigen Anwendung.

Mit Hilfe der Software können Sie selbst Elemente der Rechnungsverarbeitung feingliedrig steuern: von Vertretungsregelungen über das Eskalationsmanagement, eine Vier- oder Sechs-Augenprüfung der Rechnung ab einem bestimmten Betrag bis hin zur vollautomatisierten Dunkelbuchung. Diese Optionen gehören auch in einer Invoice Cloud dazu. So können Sie den Rechnungs-Workflow Cloud-spezifisch nach Ihren Anforderungen strukturieren und über weitere Add-ons sogar teilweise oder ganz automatisieren.

Die Dunkelbuchung im Rechnungsmanagement

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2. Tschüss, Medienbrüche

Eine Software-Lösung für die Rechnungsverarbeitung adressiert ganz gezielt eines der größten Probleme, mit dem die Kreditorenbuchhaltung vieler Unternehmen noch heute zu kämpfen hat: heterogene Rechnungsformate. Denn selbst wenn sie als Unternehmen vorbildlich ihre Buchhaltung digitalisieren, kommt dieser intelligente Prozess mit der Zusendung einer Lieferantenrechnung per E-Mail als PDF oder per Post und auf Papier zum Erliegen.

Die Daten müssen umständlich abgetippt oder per Copy-and-paste ins System eingegeben werden. Das kostet Zeit und wird immer wieder zu einer nervenaufreibenden Fehlerquelle. Mit der Invoice Cloud gehört dieses Ärgernis der Vergangenheit an.

3. Alle Rechnungsarten werden in der Invoice Cloud unterstützt

Durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung beseitigen Sie nicht nur Medienbrüche, Sie schaffen damit auch die größtmögliche Kompatibilität zu allen Rechnungsformaten: Neben dem Scan papierbasierter Rechnungen liest die Software Rechnungen auch direkt aus der E-Mail-Anwendung ein und wandelt alle relevanten Informationen durch den Einsatz intelligenter selbstlernender Algorithmen in strukturierte Daten für das Buchhaltungssystem um: Dabei werden alle relevanten PDF-Formate unterstützt.Selbstredend sind Sie mit der Invoice Cloud auch für die Zukunft bestens gerüstet. Moderne strukturierte E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD und dergleichen empfängt die Software sozusagen mit offenen Armen. Denn bei diesen Rechnungsformaten entfällt die Extraktion der Daten beim Auslesen; hier handelt es sich um machinenlesbare Formate.

4. Bessere Übersicht beim Rechnungsmanagement

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist keine wertschöpfende Tätigkeit, sondern eine Pflichtübung, die jedoch mit höchster Präzision und der größten Effizienz erledigt werden sollte. Die Invoice Cloud unterstützt Sie hier mit einer individualisierten User Experience, in der den Beteiligten rollenbasiert unterschiedliche Ansichten bereitgestellt werden.

Auf diese Weise bekommt der Sachbearbeiter andere Informationen angezeigt als eine Abteilungsleiterin, die nur in den digitalen Freigabeprozess von Rechnungen Ihres Teams eingreifen muss, oder der Geschäftsführer, der in Freigabeprozesse ab einer bestimmten Rechnungshöhe involviert ist. All dies funktioniert übrigens genauso auf dem Dienst-PC wie am Laptop im Home-Office oder mit dem Smartphone auf der Dienstreise.

5. Nahtlose Anbindung an bestehende Systeme

Mit der Invoice-Cloud können Sie die digitalisierte Rechnungsverarbeitung nahtlos an Ihre bestehende IT-Infrastruktur anbinden. So lassen sich Stammdaten über Webservices in eine Schattendatenbank einlesen, gescannte und genehmigte Belege aus dem Workflow in das ERP-System übertragen und Workflow-Belege gemäß der jeweiligen Standardlogik verarbeiten. Dabei gibt Ihnen die Invoice Cloud Rückmeldungen über den Fortschritt aller Prozesse und meldet sich, sobald Fehler oder Unregelmäßigkeiten auftreten.

So finden Sie die passende Software für Ihre Rechungsverarbeitung

Was ist wichtig und wie gehe ich vor? In fünf Schritten strukturiert vorgehen – mit Leitfaden und Checkliste.

6. Mehr Transparenz

Die Invoice Cloud vereinfacht für alle Beteiligten nicht nur die Zusammenarbeit, sie führt auch zu mehr Transparenz. Denn alle beteiligten Mitarbeiter haben in ihren jeweils definierten Rollen immer einen einfachen und schnellen Überblick über alle relevanten Informationen wie auf den Status einer Rechnung, ihre Inhalte mit Positionen und Summen oder ihren Bearbeitungsstand innerhalb des angelegten Workflows. Bei etwaigen Fragen haben so alle Beteiligten den gleichen Wissensstand zu jedem beliebigen Sachverhalt aus dem Eingangsrechnungsprozess.

7. Automatisierte Prozesse

Mit Hilfe der Invoice Cloud können Sie Prozesse automatisieren und Ihren Sachbearbeitern viel Arbeit abnehmen. Um das zu ermöglichen, richten Sie die Software einfach so ein, dass die extrahierten Rechnungsdaten automatisiert auf Richtigkeit und Plausibilität geprüft werden. Dabei kann das Cloud-Rechnungsprogramm über eine Schnittstelle auch auf Daten Ihres ERP-Systems zurückgreifen. Auf diese Weise läuft ein Großteil der Prüfungen automatisiert im Hintergrund ab: Von den einzelnen Belegpositionen über die Lieferantendaten bis hin zur Prüfung des Bruttobetrags führt die Invoice Cloud auf Wunsch viele Arbeitsschritte selbst durch.

8. Geringere Laufzeiten von E-Rechnungen durch die Invoice Cloud

Apropos Effizienz: Der Vorteil der Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung lässt sich auch in konkreten Zahlen ausdrücken. Während eine Eingangsrechnung auf Papier vom Eingang bis zur Freigabe der Zahlung inklusive Prüfungen eine Bearbeitungsdauer fast 27 Minuten in Anspruch nimmt, fallen für E-Rechnungen mit Bestellbezug durchschnittlich nur 2:20 Minuten an. Der Grund: bei diesem fortschrittlichen Rechnungsformat erfordern lediglich die Prozessschritte Freigabe und Zahlung ein manuelles Eingreifen.

9. Passgenaue Abbildung kompletter Workflows

Mit einer Software können Sie die Rechnungsverarbeitung passgenau nach Ihren Bedürfnissen digitalisieren. Das bedeutet: Die Invoice Cloud bildet den kompletten Workflow ab, der mit der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen verbunden ist, ohne dabei Ballast mit sich herumzutragen. Nach dem Motto: so viel wie nötig und so wenig wie möglich.

Sie können die Invoice Cloud so einrichten, dass sie die Eingangsrechnungen zunächst unter Berücksichtigung Ihres ERP-Systems erfasst und extrahiert. Bei der anschließenden Sachbearbeitung können Sie die Rechnungsdaten optional in einem Rechnungsbuch erfassen und den Buchungssatz zum Beispiel mit fehlenden Informationen wie einer Kostenstelle oder einem Sachkonto ergänzen. Der anschließende Prüfungs- und Freigabeprozess passt sich an Ihre bestehenden Workflows an, dabei können Sie diverse Parameter, wie zum Beispiel mehrstufige Prüfprozesse, Wertgrenzen oder eine automatische Zuweisung, an bestimmte Bearbeiter festlegen. Schließlich kann jede Eingangsrechnung mit den zugehörigen Dokumenten revisionssicher archiviert werden.

10. Optimale Kostenkontrolle und Skalierbarkeit

Eine Invoice-Lösung aus der Cloud zahlt sich auch bei den Kosten im wahrsten Sinne des Wortes für Sie aus. So fallen bei diesem Bereitstellungsmodell nicht nur etwaige Folgekosten für die Wartung der Software weg. Ein weiterer Vorteil der Cloud-Software ist auch die einfache Skalierbarkeit: Bei dem subskriptionsbasierten Lizenzmodell zahlen Sie nur für die tatsächliche Nutzung der Software. Das gilt sowohl für die Laufzeit als auch für die Anzahl der Nutzer in Ihrem Unternehmen. So bleiben Sie in der Invoice Cloud allzeit flexibel und haben zugleich die optimale Kostenkontrolle.

11. Für die Zukunft bestens gerüstet

Cloud-Lösungen in Kombination mit Subskriptionsmodellen liegen im Trend. Laut Bitkom Cloud Monitor setzen immer mehr Unternehmen auf dieses Softwaremodell. Denn die Anbieter von Cloud-Software können ihre Produkte viel genauer und schneller an die Anforderungen und Bedürfnisse der Kunden anpassen. So stellen große Anbieter wie Microsoft beispielsweise Kunden in Europa Cloud-Services zur Verfügung, die gemäß europäischem Recht in lokalen Rechenzentren gehostet werden –und wir bei EASY SOFTWARE verfolgen mit unseren Cloud-Lösungen wie der easy invoice exakt denselben Ansatz: maximale Flexibilität, maximale Transparenz, maximale Sicherheit.

Invoice Cloud – 11 Gründe für cloudbasierte E-Rechnungen (2024)

FAQs

What is the Invoice Cloud charge on a credit card? ›

The processing fee will be assessed by Invoice Cloud for processing these transactions. Customers will be assessed a processing fee of 3% or a minimum of $3.00 per transaction when using a debit card or credit card. IVR payments will be charged the processing fee plus an additional $0.95 fee.

Is Invoice Cloud legit? ›

In addition to ease of use, Invoice Cloud's security is among the strongest available. All data collected is double encrypted and stored in secure servers. The data is not sold or released for any purpose other than to complete transactions.

Where is Invoice Cloud located? ›

Where is Invoice Cloud 's headquarters? Invoice Cloud is located in Braintree, Massachusetts, United States .

How do I register for Invoice Cloud? ›

Q: How do I register for an account? A: Go to https://www.invoicecloud.com/VCPWA and click the “Register Now” button.

Why am I being charged a credit card fee? ›

Whenever you use your credit card to make a purchase, the store must pay a behind-the-scenes interchange fee to process that payment. Most of that fee goes to the bank issuing the card, but companies like Visa and Mastercard also receive a smaller fee for processing the payment through their networks.

Why is my credit card charging me? ›

When your statement is issued, there's a period before it gets to you and before you pay the balance. During this period, you may be charged interest each day, based on your annual percentage rate (APR). Then, though you may have paid your current statement balance in full, the charge appears on your next statement.

Is Invoice Cloud a good company to work for? ›

InvoiceCloud has an overall rating of 4.3 out of 5, based on over 63 reviews left anonymously by employees. 80% of employees would recommend working at InvoiceCloud to a friend and 82% have a positive outlook for the business. This rating has decreased by 1% over the last 12 months.

What is invoice cloud used for? ›

Invoice Cloud is a web-based, electronic invoice presentment and processing company that your biller has partnered with to provide faster, more convenient billing services to their customers.

Is sending fake invoices a crime? ›

To penalize the creation of false invoices, every country's regulations creates its own penalties. In general, fraudulent invoicing is considered a serious crime that can lead to civil and criminal penalties, including financial fines, imprisonment, confiscation of assets, and the loss of business licenses.

Where is cloud storage located? ›

Cloud storage involves storing data on physical servers, which are located in data centres and server farms around the world.

How do I view my Google Cloud invoice? ›

Download or print a copy of your monthly invoice
  1. Sign in to your Google Admin console. ...
  2. In the Admin console, go to Menu Billing. ...
  3. Next to your subscription, click View invoices. ...
  4. Under Documents, click the invoice number for the file format you want: ...
  5. (Optional) To print the invoice, click Print .

What is the revenue of InvoiceCloud? ›

What is the annual revenue of InvoiceCloud, Inc.? The InvoiceCloud, Inc. annual revenue was $30 million in 2024.

How much does Invoice Cloud charge? ›

However, Invoice Cloud will assess a convenience fee when using either a credit or debit card. Customers will be assessed a convenience fee of $3.95 per transaction when using a credit card or debit card. Any single payment transaction will be limited to $200.00 or less.

How do I activate an e-invoice? ›

There is an option in the https://einvoice1.gst.gov.in portal under registration menu as 'e-Invoice Enablement' . Select and enter the any GSTIN of the company and get the OTP authenticated and enter the turnover with related financial year and submit. You are enabled for the e-invoicing and login and register.

How do I get an e-invoice user ID? ›

Note - The E-Invoice portal sends OTP to login to the registered Phone number and Email address.
  1. Click on Validate. ...
  2. On the pop-up, please click on OK to proceed.
  3. Click on Send OTP and click on OK on the confirmation window.
  4. Enter the OTP.
  5. Please enter the Username and Password for E-Invoicing portal.
  6. Click on Create.

What is cloud invoicing? ›

With cloud-based invoice processing, these steps are automated and streamlined. There's less chance of human error, because the system automatically scans your transactions to input the correct data into professional templates. Invoices and payments are digitally tracked to save time and reduce payment delays.

What does it mean when you have cloud charges? ›

Cloud Server Fees means the fees for your “The Server Cloud” service for the monthly billing period in which the failure occurred and includes monthly virtual machine instance and bandwidth charges but excludes software fees; "Cloud server host" means the physical server which hosts your cloud server; Sample 1.

Why do I pay for the cloud? ›

Cloud services reduce the need for hardware-specific software. Your organization will have one less program to purchase when you switch to the cloud, making it easier to manage your software purchases. Team members only have to receive training for the cloud system rather than the data center hardware and software.

What is an invoice charge? ›

A charge is an expense item. An invoice is a bill that summarizes a group of incurred charges, or future charges, during a specific time period. You can consolidate all the charges for an individual account into a single invoice, and then send an invoice to each account.

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Author: Geoffrey Lueilwitz

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Name: Geoffrey Lueilwitz

Birthday: 1997-03-23

Address: 74183 Thomas Course, Port Micheal, OK 55446-1529

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Job: Global Representative

Hobby: Sailing, Vehicle restoration, Rowing, Ghost hunting, Scrapbooking, Rugby, Board sports

Introduction: My name is Geoffrey Lueilwitz, I am a zealous, encouraging, sparkling, enchanting, graceful, faithful, nice person who loves writing and wants to share my knowledge and understanding with you.